電子契約を送ったのに返事がない。静岡市内の中小企業や店舗の導入支援でも、こうした相談は珍しくありません。
相手が後回しにしているとは限らず、宛先の入力違い、受信側の振り分け、社内承認待ちなど、止まる場所はいくつもあります。感情的に催促する前に、送信側で事実を切り分けるのが近道です。
最初の10分で見るのは送信履歴と宛先
まず電子契約サービスの管理画面を開き、対象の契約が「作成中」「送信済み」「閲覧済み」「署名済み」のどこにあるか確認します。送信済みでなければ、相手を待っても進みません。複数の署名者を順番に設定している場合、手前の人で止まっていることもあります。
- 送信日時と送信結果にエラーが出ていないか
- 宛先のつづり、記号、全角と半角に誤りがないか
- 署名者と確認者の設定を取り違えていないか
- 閲覧期限や署名期限が切れていないか
- 最新版の契約書を添付しているか
私が現場で先に見るのは「未閲覧か、閲覧済みか」です。未閲覧なら配送や受信の問題を疑い、閲覧済みなら内容確認や社内手続きで止まっている可能性を考えます。この二つを分けるだけで、連絡の言い方が変わります。
相手には検索してもらう言葉まで伝える
「メールを確認してください」だけでは探しにくいものです。送信元の表示名、件名、送信日時を伝え、迷惑メールや自動振り分け先も見てもらいます。会社の受信設定で送信元ドメインが止められる場合は、相手先の担当者から管理担当へ確認してもらう必要があります。
未着なら、古いリンクを増やさず正しい宛先へ再送
入力違いが見つかったら、管理画面で宛先を直し、可能なら元の依頼を無効にしてから再送します。同じ契約の有効な依頼が何通も残ると、相手はどれを開けばよいか迷います。件名には契約名や案件名を入れ、本文には自社名、担当者名、依頼内容、期限を簡潔に書くと判別しやすくなります。
署名用URLは受信者ごとに発行されることがあります。送信者側に届いた確認用URLをコピーして渡したり、別の担当者へ安易に転送したりせず、サービスの再送機能を使うのが基本。契約書には取引条件や個人情報が含まれるため、宛先変更時は担当者本人で間違いないかも確かめます。
閲覧済みで止まったら、操作より社内事情を聞く
相手が開封しているのに返送がない場合、操作方法が分からないとは限りません。契約条件を社内で確認中、代表者の承認待ち、署名者の権限が違う、といった事情もあります。静岡の店舗では、責任者が現場に出ていて日中は確認できないケースもよくあります。
この段階では「いつ返せますか」と迫るより、「内容確認中か、操作でお困りか、署名者変更が必要か」を聞くほうが話が早いです。修正依頼が出たら、口頭だけで直さず、変更箇所と合意内容を記録し、新しい版を双方で確認してから送り直します。
スマートフォンで進まないとき
画面が途中で止まる場合は、通信が安定した場所で開き直す、別のブラウザを使う、画面を再読み込みする、といった案内が現実的です。それでも進まなければ、端末名と発生時刻、表示された文言を控えてもらいます。契約内容を聞き出すのではなく、不具合の状況だけをサポート窓口へ伝えるためです。
催促は翌営業日を目安に、期限と連絡記録を残す
急ぎでない契約なら、初回は送信の翌営業日、次は2〜3営業日後が一つの目安です。月末や繁忙期は相手の業種も考慮します。ただし工事開始や入金など後続予定に影響するなら、最初の依頼時点で「何日までに必要か」を明記し、期限前に電話も添えます。
催促文の例 先日お送りした〇〇契約の電子署名について、受信状況を確認したくご連絡しました。〇月〇日〇時ごろ、件名「〇〇」でお送りしています。未着や操作上の不明点がありましたら再送します。恐れ入りますが、〇月〇日までにご確認いただけますと助かります。
送信日時、再送日時、電話で話した相手、回答内容は案件記録に残します。担当者不在のたびに別の人が同じ説明をする会社ほど、先方にも負担がかかりがち。誰が見ても次の一手が分かる状態にしておくと、催促漏れと二重連絡を減らせます。
電子契約の運用が毎回止まるならご相談ください
未着や催促が繰り返される場合、担当者の注意力だけで解決しようとせず、送信前チェック、権限設定、期限通知、顧客情報との連携まで見直す余地があります。NIR株式会社では、電子契約の導入だけでなく、現場の流れに合わせた業務設計や既存システムとの連携も一緒に整理しています。
静岡市周辺で「契約業務が人によってばらつく」「送った後の追跡まで整えたい」と感じた段階で、システム導入・開発を無料で相談するから状況をお聞かせください。今のやり方を確認し、必要な範囲から考えます。