営業先を増やしたいとき、静岡の会社では新規開拓に目が向きがちです。ただ、過去に見積を出した企業や一度取引した店舗の中には、担当者が忙しくなって話が止まっただけの相手もいます。
私が業務システムの導入現場でよく見るのは、名刺や表計算に履歴が散らばり、誰へ最後に何を話したか分からない状態です。CRMは顧客名簿ではなく、その「止まった理由」を探す道具として使うと力を発揮します。
「半年連絡なし」だけでは、候補が粗すぎる
休眠の基準は商材の検討周期で変わります。店舗向けの短期商材と、設備更新や法人向けシステムのように決裁まで時間がかかる商材を、同じ期間で切るのは無理があります。
最初は最終取引から6〜24か月、かつ最終接触から90日以上を一般的な目安に仮抽出し、自社の受注周期に合わせて調整します。焼津の食品関連、富士の製造業、静岡市中心部の店舗では、繁忙期も予算時期も違うためです。
CRMに最低限そろえたい項目
- 最終取引日と最終接触日。電話不通も接触履歴として残す
- 過去の商材、売上額、粗利、見積内容
- 保留・失注の理由と、次に連絡してよい時期
- 担当者、決裁者、所在地、現在使える連絡先
- 問い合わせ停止の希望、苦情、契約上の注意事項
空欄が多ければ、抽出より先に20〜30件だけ原票と照合します。ここを飛ばすと、退職した担当者への連絡や、昨日別の営業が電話した相手への重複接触が起きます。
売りやすさより「今、連絡する理由」で絞る
仮抽出した全件へ同じ案内を送ると、相手には一斉営業に見えます。優先順位は、自社にとっての売上だけでなく、先方に連絡する自然な理由があるかで付けます。
優先度を上げやすい条件
- 過去に取引があり、対応や入金に大きな問題がなかった
- 失注理由が「時期未定」「予算待ち」「担当者多忙」だった
- 更新月、改装、採用増、拠点追加など前回の課題に変化がありそう
- 自社の対応地域、業種、提供条件と現在も合っている
一方、明確に断られた相手、連絡停止を希望した相手、解約時に未解決の問題が残った相手は自動配信から外します。廃業や担当者変更も確認が必要。私はCRM上で「再提案可」「時期待ち」「接触禁止」「要確認」を分け、検索条件に使える形にするのが堅実だと考えています。
100件を一斉送信せず、まず20件で言葉を合わせる
再アプローチは、一般的な目安として20件ほどの小さな単位から始めます。電話なら「以前の見積の件」だけで押さず、「その後、運用で困っている点はありませんか」と現状確認から入る。メールも、過去の相談内容を一文入れるだけで受け取られ方が変わります。
- 担当営業が過去履歴を読み、今回連絡する根拠を一行で書く
- 電話、個別メールなど、以前返答があった手段を優先する
- 返答がなければ回数と間隔を決め、追い続けない
- 反応、断り理由、次回時期を当日中にCRMへ戻す
静岡では紹介や地域内の評判が次の商談につながる場面も多く、強い追客は得策ではありません。相手が断りやすい余白を残し、不要の意思があれば以後の対象から確実に外します。
商談数だけでなく、対象外になった理由も数字にする
試行期間は一般的に2週間程度を目安にし、接続率、返信率、商談化率、受注率を確認します。同時に、連絡先不明、担当者退職、時期違い、対象外希望の件数も集計。反応が鈍いとき、文面より抽出条件が悪いケースは珍しくありません。
たとえば「取引12か月なし」の反応が弱くても、「過去に見積提出あり」「保留理由が予算時期」「最終接触180日以上」を重ねると会話になることがあります。結果は業種や単価で変わるため、他社の率を正解にせず、自社の初回データを基準値にします。
次回抽出へ残す記録
- 使った抽出条件と抽出日
- 連絡手段、回数、反応、商談になったきっかけ
- 次回連絡日、担当者、接触停止の有無
ここまで残れば、担当者の勘に頼って同じ名簿を何度も掘る状態から抜けられます。個人情報の利用目的や社内ルールも確認し、閲覧権限と履歴の変更権限は必要な担当者に絞る運用が安全です。
自社の営業周期に合う抽出画面から整える
既製CRMを入れても、現場で使う「次回時期」や「対象外理由」が選べなければ、休眠顧客の抽出は続きません。NIR株式会社では、静岡の中小企業・店舗の業務に合わせた顧客管理や既存システムの調整を、導入後の運用まで見ながら支援しています。
今ある名簿を生かせるか、どの項目から整えるべきかを確認したい段階でも、システム導入・開発を無料で相談するからご相談いただけます。最初から大きく作り替えず、営業担当が毎日残せる項目から固めるのが現実的です。