電子契約は、紙の契約書を画面に置き換えるだけではうまく回りません。静岡市の中小企業から相談を受けると、操作より先に詰まるのが「誰が契約してよいのか」「送る前に誰が見るのか」という社内の線引きです。
NIRで業務システムの導入に立ち会ってきた私も、ここが曖昧なまま急ぐと、紙より確認が増えると感じています。
まず決めるのは、誰が会社を代表して契約できるか
現場担当が見積内容をまとめられることと、会社として契約を締結できることは別です。代表者以外に権限を持たせるなら、役職名だけで済ませず、契約の種類と上限を社内規程や委任の記録に落とします。
たとえば「定型の業務委託契約で総額100万円未満は部門責任者、それ以外は代表者」といった線です。100万円はあくまで例。自社の取引規模、粗利への影響、途中解約の難しさに合わせて決めます。
- 通常の仕入れや定型契約を締結できる人
- 値引き、違約金、個人情報の取扱いを含む場合の決裁者
- 担当者が休みのときに代行できる人と、その期限
- 権限外の依頼が来たときの差し戻し先
法務省の電子署名法に関する案内には、一定の条件を満たす電子署名が付された電子文書について、本人の意思に基づく作成を推定する仕組みが示されています。ただし、電子化すれば社内の契約権限まで自動で整うわけではありません。特殊な契約や判断に迷う案件は、弁護士などの専門家にも確認が必要です。
見積の了解と契約の承認を、同じ返事にしない
焼津の加工業でも静岡市内の店舗でも、日中は担当者が外に出ていて、夕方に判断が集中しがちです。そこで「内容はだいたいOK」という連絡を、送信許可として扱わない運用が効きます。
承認時に残しておきたい項目
- 取引先の正式名称と契約の目的
- 総額、支払時期、契約期間、自動更新の有無
- 解約条件、損害負担、成果物の権利
- 個人情報や機密情報を扱う範囲
- 最終版のファイル名、版数、承認者、承認日時
人数の少ない会社では、確認者と決裁者が同じ人になることもあります。それでも「内容確認」と「送信許可」を別の記録として残す。CHOINから送る担当者は、承認番号や承認済みの記録を見てから送信する形にすると、口頭の行き違いが減ります。
CHOINで送る直前、五分だけ照合する
電子契約は発送の手間が少ない分、宛先違いも早く届きます。私が現場で勧めているのは、作成者とは別の人による送信前照合です。二人いない日は、時間を空けて同じ担当者が読み直します。
- 契約書の最初と最後を開き、ページ抜けと別案件の混入がないか見る
- 双方の法人名、担当者名、契約日、金額、期間を元資料と突き合わせる
- 送信先アドレスを名刺や過去の連絡と照合し、初回は別の連絡手段でも確認する
- 修正依頼、送信取消し、再送が起きたときの記録先を決めておく
「急ぎだから担当者の個人アドレスへ」は要注意。相手企業が指定した窓口か、契約権限を持つ人へ届く経路かを確かめます。誤りを見つけたら、古い版をそのまま再利用せず、版数を変えて承認からたどり直すのが安全です。
取引先には、システム通知より一通早く知らせる
取引先が突然CHOINの案内を受け取ると、迷惑メールやなりすましを疑うのは自然です。特に、清水区の卸売業や郊外の工事会社など、長く紙と押印で取引してきた相手には、担当者から先に知らせるだけで受け止め方が変わります。
案内文の例
「○月○日に、○○契約書をCHOINからお送りします。件名と送信先は事前にお伝えした内容のとおりです。内容や宛先に心当たりがない場合は操作せず、当社担当者へご連絡ください。」
あわせて、相手側で承認する人、希望する送信先、操作できない場合の連絡窓口を確認します。取引先の社内規程で紙が必要なら、無理に切り替えない判断も実務です。最初の数件は紙との併用期間を設け、つまずいた内容を案内文へ足していきます。
締結後は、契約書だけを個人のパソコンに置かない
残すのは最終契約書だけではありません。社内承認、送信先の確認、締結日時、修正版の履歴を契約番号で結びます。担当者が異動しても、日付、金額、取引先名から探せる保管場所が必要です。
契約書が税務上の電子取引データに当たる場合は、国税庁の電子取引関係の案内に沿って電子データを保存します。紙へ印刷して担当者の机に置くだけ、という扱いにはしません。保存期間や検索方法は契約の種類や会社の状況でも変わるため、税理士にも運用を見てもらうと安心です。
退職や担当変更の日には、CHOINを扱う権限と保管場所への権限を見直します。半年に一度を目安に、権限表と実際の担当が合っているか点検。小さな会社ほど、名簿一枚でも効果があります。
自社の決裁線から整える導入相談
NIRでは、今の契約書、稟議の流れ、取引先とのやり取りを確認し、CHOINをどこへ組み込むか一緒に整理しています。機能を先に押し込むのではなく、誰が承認し、誰が送り、どこへ保管するかを決めるところからです。
紙の契約が残っていても構いません。静岡の現場に合う移行順を考えたい段階なら、システム導入・開発を無料で相談するから、現在の流れをお聞かせください。