ホームページは公開した日がゴールではありません。営業時間が変わった、採用を始めた、新しい事例ができた。そうした現場の動きを載せてこそ、初めて働く営業窓口になります。
静岡で中小企業や店舗のWeb運用に関わっていると、更新が止まる会社には共通点があります。担当者の名前は決まっていても、判断する人と作業する人が曖昧なのです。忙しさより、役割の空白。ここを先に埋めます。
公開日に決めたいのは、判断する人と手を動かす人
「若い社員だから詳しそう」と一人へ預ける形は、長続きしにくいものです。その人が接客や外回りで忙しくなれば、更新も止まります。私が現場で最初に確認するのは、パソコンの得意不得意ではなく、情報がどこから集まり、誰が掲載を決めるかです。
最低限、名前を入れておく役割
- 責任者 掲載してよい内容かを判断し、期限を決める
- 社内担当 写真や原稿の材料を集め、制作会社へ渡す
- 情報提供者 営業、採用、店舗など各現場の変化を知らせる
- 制作会社 文章の整理、画像調整、ページ反映、技術面の確認を担う
小さな会社なら責任者と社内担当を兼ねても構いません。ただし、担当者が休みのときの代役は必要です。担当表には氏名だけでなく、「価格に関わる内容は社長確認」「採用情報は店長確認」のように判断の境目まで書く。これで差し戻しがかなり減ります。
更新頻度は毎週一律ではなく、情報の寿命で決める
毎週ブログを書く、と先に決める会社があります。ところが、藤枝や焼津まで営業に出る担当者が原稿も写真も抱えれば、二か月ほどで苦しくなることが珍しくありません。回数を目標にする前に、情報の種類ごとに締切を分けるほうが実務的です。
- 営業時間、休業、採用停止 気付いた当日から翌営業日までを目安に直す
- 商品やサービスの変更 提供開始前に内容と問い合わせ先を確認する
- 施工例、導入例、お知らせ 一般的には月一回を目安に素材を集める
- 会社情報、担当者、リンク切れ 月一回、五分程度の巡回で異常がないかを見る
葵区の事務所と清水区の店舗など、拠点が離れている会社では、本部だけに情報を集めると遅れがちです。各拠点がスマートフォンで写真と要点を送れる窓口を一つに絞ると、社内担当の負担が軽くなります。
月一回30分の更新会議は、原稿を書く場にしない
更新会議で白紙から文章を考えると、時間ばかりかかります。会議の目的は、載せる材料と担当、期限を決めること。一般的な目安は月一回、30分から60分です。
- 前回から変わった営業時間、採用、商品、実績を出す
- お客様から最近よく聞かれた質問を一つ選ぶ
- 掲載に使える写真と、写してはいけないものを確認する
- 社内で用意する人、制作会社へ渡す日、公開希望日を決める
- 前月の問い合わせ内容を見て、分かりにくいページを一つ直す
写真は撮影日、場所、内容を一言添えて保存します。お客様や車の番号、社内資料が写っていないかも確認が必要です。素材の置き場は共有フォルダ一か所。個人の端末や会話の履歴だけに残すと、引き継ぎで詰まります。
制作会社には「更新作業」だけでなく境界線を渡す
制作会社へ全部任せる契約でも、現場で起きた変化までは外から分かりません。反対に、社内だけで更新すると、表示崩れや検索画面に出る説明文の調整まで手が回らないことがあります。材料と最終判断は社内、文章整理と反映確認は制作会社、という分け方が現実的です。
契約前に書面で合わせる内容
- 月額内で対応できる回数と、別料金になる作業
- 依頼を受けてから初稿、確認、反映までの日数の目安
- 緊急の変更を受ける連絡先と受付時間
- 文章や写真の権利確認、公開前確認、更新履歴の保管方法
たとえば「月二回まで」だけでは、文字修正と新しいページ作成が同じ一回なのか分かりません。「お知らせ一件は何文字・画像何枚まで」と作業単位をそろえると、追加費用の行き違いを防げます。依頼から反映まで三営業日などの数字も、あくまで契約上の目安として双方で確認しておくと安心です。
更新が止まりかけている段階から相談できます
NIR株式会社では、静岡市駿河区を拠点に、ホームページ制作後の運用や業務の流れまで一緒に整理しています。更新担当を置けないなら、まず直すべきページと社内で残す仕事を切り分けるところからで十分です。
ホームページの更新が顧客管理や問い合わせ対応とつながって複雑になっている場合は、システム導入・開発を無料で相談するから状況をお聞かせください。今の体制で無理なく続けられる線を、現場の動きに合わせて探します。