両替町や七間町のように深夜まで営業する店では、伝票上の売上とレジにある現金が、その場では一致しないことがあります。ボトルキープ、掛け売り、スタッフへの日払いが同じ営業日に重なるためです。
私が静岡の店舗から相談を受けるとき、最初に見るのはPOSの機能数ではありません。どの時点を売上とし、現金が動いた理由を誰が残すか。この決め方が曖昧だと、高機能なPOSでも締め作業は楽になりません。
午前0時ではなく「店の営業日」でそろえる
午前1時の注文が前日分なのか当日分なのか、店内で認識が割れると、日報と入金予定がずれます。POSには暦の日付とは別に営業日を持たせます。たとえば午前6時を締め時刻にするなら、金曜の夜から土曜の午前5時59分までを金曜営業として扱う設計です。午前6時はあくまで例。実際の閉店時刻と片付け時間に合わせます。
伝票には営業日のほか、会計した時刻、席または組、担当者、支払方法を残します。日付だけでは、翌朝に「この現金はどの営業日のものか」を追えません。
締め時刻を変える日は履歴を残す
年末やイベント日だけ営業時間を延ばす店もあります。その場で締め時刻を上書きするのではなく、適用日と変更者を記録。過去の日報まで別の日付へ動かない仕組みが必要です。
ボトルの売上と預かり情報を分ける
ボトルを購入した時点で売上にする運用なら、次回来店時に残量を出しても同じボトルを再び売上にしません。次回はセット料金や追加注文だけを新しい伝票へ載せます。ここを混ぜると売上の二重計上になります。
一方、POSの売上伝票だけでは、誰のボトルを預かっているか管理できません。ボトル台帳には次の情報を持たせます。
- 管理番号と商品名
- お客様を識別する番号
- 開栓日と最終来店日
- 残量の目安と保管場所
- 保管期限、更新日、処分の記録
名前をボトルへ直接書くだけでは、同姓や呼び名違いが起きます。POSの顧客番号と管理番号を結び、閲覧できるスタッフも絞る。保管期限は店内規約と案内方法を先に決め、期限が来たからと記録ごと消さないことが大切です。
掛けた日の売上と、回収した日の入金を重ねない
たとえば会計が1万円で、現金3千円、残り7千円を掛けにしたとします。その営業日の売上は1万円。レジへ入った現金は3千円、売掛残高は7千円です。
後日7千円を受け取ったときは「新しい売上」ではなく「掛け回収」として入力します。回収額を再び売上へ足すと、月次売上が実態より大きく見えてしまいます。POSには通常の会計とは別に掛け回収の入口を作り、元伝票へひも付けます。
誰が払う掛けなのかを伝票で固定する
同じ席に複数人がいる場合、来店者と支払責任者が同じとは限りません。顧客別の台帳には元伝票番号、発生日、当初額、回収額、残高、約束した支払日を記録。値引きや免除は回収済みにせず、承認者と理由が分かる調整処理にします。
掛けの上限や承認者を口約束にすると、担当者ごとに判断が変わります。一定額を超えたら責任者の承認を求める設定にしておくと、月末に初めて大きな未回収へ気づく事態を減らせます。
日払いは売上の値引きにせず、現金の支出にする
スタッフへ日払いした現金を、売上から直接差し引くだけで終えるのは危険です。POS上は現金支出として残し、給与側では勤務実績と支給内容を記録します。通常の給与支給なのか前払いなのかで扱いが変わるため、店の給与規程と顧問税理士、社会保険労務士の確認に合わせます。
支払記録にはスタッフ番号、対象勤務日、支給前の額、控除内容、実際の手渡し額、処理者と承認者を残します。受領確認も必要です。日払いでも賃金台帳への記入が不要になるわけではなく、労働日数や労働時間、深夜時間などは勤怠記録と突き合わせます。POSだけを給与の正本にしない。ここは線引きが肝心です。
閉店後10分で終えるための締め順
- 未会計の席と保留伝票がないか確認する
- 現金、カード、掛けなど支払方法別の集計を出す
- レジ内の現金を金種別に数え、数えた担当者を記録する
- 釣銭準備金に現金売上と掛け回収を足し、返金、日払い、店内支出、金庫へ移した額を引いて予定残高を出す
- 実残高との差を確認し、差額があれば理由と確認者を残す
- 営業日を締め、日報と未回収一覧を保存する
カードなど後日入金される決済は、当日の売上には入ってもレジ現金には入りません。売上合計と現金予定残高を同じ数字だと思わないこと。静岡駅南の店でも清水駅周辺の店でも、締めで詰まる原因はこの混同が多い印象です。
締め後の訂正は削除ではなく反対処理で
誤入力を見つけても、元伝票を消して作り直すだけでは経緯が追えません。取消伝票を発行し、正しい伝票を入れ直し、理由と承認者を残します。差額が出た日に無理に数字を合わせず、未確認として翌日に引き継げる状態のほうが健全です。
店の伝票に合わせて、無理のない形から整える
既製POSの設定で収まる店もあれば、ボトル台帳や掛け承認だけ個別に整えたほうが使いやすい店もあります。NIRでは、今の伝票と締め手順を見ながら、残すべき記録と入力を減らせる箇所を切り分けています。
直近1週間分の伝票を、個人名を伏せた状態で並べると、必要な項目はかなり見えてきます。静岡の店に合う運用から相談したい場合は、システム導入・開発を無料で相談するから状況を聞かせてください。導入ありきではなく、まず締め作業の詰まりを一緒にほどきます。