電子契約に替えれば、押印や郵送の手間は減ります。ところが契約書が画面の中に収まった途端、更新日まで見えなくなる。静岡の中小企業を支援する現場で、私が最初に確認するのはここです。
期限管理で見るべき日は、契約満了日だけではありません。実務を止めるのは、もっと手前にある解約や条件変更の通知期限です。
契約書を保存しただけでは、期限は管理できない
電子契約サービスに原本が残っていても、担当者が毎週すべての契約を開くわけではありません。通知メールも、締め作業や受注対応に追われると埋もれます。静岡市の事務所と焼津の倉庫、藤枝の店舗のように拠点が分かれていれば、契約した人と使う人が別ということも珍しくありません。
まず分けたいのが「証拠として保管する仕事」と「期限前に判断する仕事」です。国税庁の案内では、電子取引で受け渡した契約書などの取引情報は、一定の要件に沿った電子データ保存が必要とされています。ただし、保存要件を満たしたことと、更新を判断できたことは別の話。原本の保管と契約台帳をひも付けて運用します。
台帳では満了日より先に「通知期限」を見る
表計算から始めても構いません。契約が10件から20件程度なら、一般的には一覧を整えるだけでも抜けが見えやすくなります。私なら、少なくとも次の欄を用意します。
- 契約名、相手先、利用部門、契約の目的
- 締結日、開始日、満了日、自動更新の有無
- 解約・条件変更の通知期限と、その根拠になる条項
- 通知方法、通知先、到達確認に必要な記録
- 主担当、副担当、最終判断者、次回確認日
- 原本の保存先と、社内で決めた管理番号
「満了日の30日前」と「1か月前」は、契約文言や暦によって扱いを確認すべき場面があります。休業日も絡みます。台帳へ日付を入れる際は思い込みで逆算せず、原本の該当箇所を確認し、判断が難しければ専門家や相手先へ確認した記録も残します。
一度のメールではなく、判断の段階に合わせて通知する
通知は期限当日だけでは遅い。準備に時間がかかる契約なら120日前、通常は60日前など、契約ごとに最初の確認日を置きます。その後は社内の判断期限と送付期限を分ける。通知回数を一律に決めるより、見積比較や役員承認に必要な日数から逆算するほうが現場に合います。
- 最初の通知で、継続・条件変更・終了の検討を主担当へ依頼する
- 未判断のまま社内期限を過ぎたら、副担当と最終判断者へ知らせる
- 相手先へ通知した後は、送信日時、方法、受領確認を台帳へ記録する
カレンダーに予定を置くだけでは「見たつもり」で終わります。未確認、検討中、承認済み、通知済みと状態を持たせ、誰がいつ変えたかを残す。ここまで入って、ようやく仕事として追えます。
主担当一人に任せると、異動や繁忙期で穴が開く
少人数の会社ほど、契約した本人に管理が寄りがちです。ただ、担当者の退職、長期不在、店舗応援は突然起きます。主担当には内容確認、副担当には期限監視、最終判断者には継続可否の承認を割り当てます。副担当は名前を置くだけでなく、原本と台帳を開ける権限まで確認しておくのが実務です。
たとえば3月末満了で、3か月前までに通知が必要な契約。年末の休業と重なるなら、12月末を社内締切にしてはいけません。11月中に判断材料を集め、12月前半に決裁する。契約上の期限とは別に、会社が安全に動ける社内期限を置くわけです。
月15分の点検で、新規契約と担当変更を拾う
台帳は作成日がいちばん新しく、放置すればその日から古くなります。月に一度、15分程度を目安に、新しく締結した契約、90日以内に確認日が来る契約、担当者が変わった契約を絞って見ます。件数が多い会社は部門別に確認し、台帳管理者が未回答だけを追う形が扱いやすいです。
電子契約の原本を削除せず、通知履歴や判断理由も残すこと。管理方法は契約内容や税務上の保存要件で変わるため、社内だけで決め切れない部分は税理士や弁護士へ確認します。システムはその判断を代行するものではなく、必要な人へ期限前に情報を届ける道具です。
自社の契約数と決裁の流れに合う形から整える
NIR株式会社では、電子契約の導入だけでなく、既存の契約台帳整理、通知設定、担当者の引継ぎまで、静岡の業務に合わせて設計しています。表計算で十分か、システム連携が必要かも含め、現状を見てから無理のない形をご案内します。必要なときは、システム導入・開発を無料で相談するからお声がけください。