静岡の美容サロンでスタッフの退職が決まったとき、給与や予約の引き継ぎは進んでも、顧客カルテの権限は後回しになりがちです。閉店後、全員が同じタブレットを使う店ほど、誰が何を見たか分からなくなります。
NIRで店舗システムの運用を確認すると、問題は高価な対策の不足より、停止する時刻と担当者が決まっていないことにあります。退職者を疑う話ではありません。本人と店の双方を守るため、いつもの手順にしておく仕事です。
退職連絡を受けた日に、利用先を一枚へ出す
最初に行うのは、退職日だけを予定表へ入れることではなく、そのスタッフが使える情報の棚卸しです。予約管理、顧客カルテ、会計、写真保管、店のメール、予約サイト、メッセージ配信などを一枚に並べ、管理者と停止予定時刻を書きます。
静岡市内の小規模店では、一人が受付、施術、会計を兼ねることも多く、思った以上に権限が広がっています。ブラウザに保存されたパスワードや、店内タブレットの暗証番号も対象。個人名のアカウントと共用のものを分けて数えるのがコツです。
- 本人だけが使うアカウントと登録メールアドレス
- 共用端末、鍵、入退室番号、紙の予約帳
- 顧客一覧や施術写真を書き出せる機能
- 自宅から接続できる管理画面や保管先
最終出勤まで全部開けたままにしない
通常の円満退職なら、退職の申し出を受けた時点で業務に不要な管理者権限と一括出力権限を外し、担当中の予約とカルテだけ扱える状態へ狭めます。最終勤務が終わったら、責任者が本人の前で引き継ぎ件数を確認し、個人アカウントを停止。予約変更などの実務が残る場合は、別の担当者へ割り当てます。
即日で勤務を終えるケースでは、連絡と同時に遠隔で停止し、店の端末からもログアウトさせます。削除は急ぎません。先に止め、履歴と担当記録を保存してから削除時期を決める。この順番なら、後日の問い合わせにも対応しやすくなります。
停止時刻は「退職日」より細かく決める
月末退職だから月末の深夜に一括停止、では空白が生まれます。最終勤務が18時なら、引き継ぎ確認後の18時15分など、店内で実行できる時刻を指定。実行者と確認者を分け、停止画面の日時を退職手続きの記録に残します。
閲覧、編集、出力を分けると漏れに気づける
「ログインできるか、できないか」だけの設定では、引き継ぎ期間中も顧客全員の情報を見られてしまいます。現場では、担当顧客の閲覧、カルテ編集、予約変更、売上確認、一覧出力、管理者設定を別々に考えます。特にCSVなどの一括出力と印刷は、店長だけに絞りたい権限です。
担当替えは、一人ずつ手入力すると漏れます。退職者に紐づく今後の予約件数、未完了の施術記録、回数券や預かり金に関する申し送りを一覧で出し、新担当へ移した件数を記録します。ゼロなら、本当に対象がないのか検索条件も確認。ここを曖昧にすると、お客様への連絡漏れが後から出ます。
操作履歴は削除前に保存し、普段と違う動きを見る
確認するのはログイン回数だけではありません。一般的には退職の申し出前後30日から90日ほどを目安に、顧客一覧の出力、大量印刷、短時間で多数のカルテを開いた操作、営業時間外の接続、連絡先や施術写真の閲覧を見ます。期間は店の保存方針とシステムの保管期間に合わせます。
ただし、履歴だけで持ち出しと断定はできません。予約の一斉確認や棚卸しだった可能性もあります。気になる記録は日時、操作名、対象件数、使用端末を保存し、本人への確認内容と分けて残す。共用アカウントしかなければ実行者を特定できないため、これを機に個人別へ切り替えるのが現実的です。
紙と個人スマートフォンも同じ日に確認
システムを止めても、紙のカルテ、印刷した予約表、施術写真、連絡先を写したメモが残れば穴になります。貸与端末は台数と状態を確認して回収し、個人端末への保存があった場合は、対象と削除確認日を記録。店の共用パスワードは変更し、ほかの端末が古い情報で接続できないことまで確かめます。
今の仕組みで、どこまで確認できるか整理します
退職手順は、スタッフが辞める日に初めて作ると抜けます。静岡のサロンは少人数で店長へ作業が集中しやすいからこそ、担当者、時刻、確認する履歴、保存先を一枚にしておくと運用が崩れません。
NIRでは、現在お使いの予約管理やカルテを前提に、権限を分けられるか、履歴が何日残るか、停止後も記録を保管できるかを整理しています。入れ替えありきではなく、まず現状を見て不足だけを確認したい場合は、システム導入・開発を無料で相談するから状況をお聞かせください。