静岡の会社で顧客台帳の相談を受けると、一つのExcelだけでなく、営業担当ごとのファイルや紙の名刺、個人のメモまで情報が分かれていることがよくあります。CRMへ移す作業は、単なるコピーではありません。
重複をどう扱い、何を残し、次の担当者がどこを見れば動けるのか。ここを先に決めると、導入後の手戻りがぐっと減ります。
重複は、いきなり削除せず「同じかもしれない」で集める
私が最初に確認するのは、会社名より電話番号と住所です。たとえば「株式会社」が付く行と付かない行、全角と半角、静岡市駿河区の本社と葵区の営業所。見た目が似ていても、別拠点や別の取引先ということがあります。
反対に、社名が少し違っても、電話番号、メールアドレス、担当者名が一致していれば同じ顧客の可能性は高くなります。ただし、自動で一つにまとめるのは危険。まず候補として並べ、人が取引履歴まで見て判断します。
照合に使う順番
- 電話番号は記号を外した形でも比べる
- 住所は番地表記や建物名の有無をそろえる
- 社名の略称と正式名称を別欄で持つ
- 請求先や店舗が別なら、親会社との関係を残す
統合前の行番号と元ファイル名も保存します。あとで「どちらの情報を採用したか」を追える状態が、安心材料になります。
Excelの列を、そのままCRMの項目にしない
長く使った台帳ほど、「備考1」「備考2」「その他」が増えています。その列を全部移すと、CRMでも検索できない大きなメモ欄が残るだけです。会社情報、担当者情報、対応履歴を分けて考えます。
会社には顧客番号、正式名称、住所、代表電話、取引状態。担当者には氏名、部署、役職、連絡先。対応履歴には日付、対応した人、話した内容、次に行うことを持たせます。担当者が異動しても、会社との取引まで消えない形です。
最初から増やしすぎない項目設計
入力欄が多いほど詳しい台帳に見えますが、現場で埋まらなければ使えません。必須は日々の連絡と引き継ぎに必要なものへ絞り、業種固有の項目は試用後に足します。清水区の卸売業と、駿河区の店舗では、見たい情報が同じとは限りません。
自由記述を減らし、「見込み」「取引中」「休眠」など選択式にする項目も有効です。一方、選択肢を細かくしすぎると判断がばらつくため、意味と変更条件を短い運用表にしておきます。
担当者の頭の中を「次の行動」に置き換える
引き継ぎで困るのは、連絡先がないことより、関係性が読めないことです。「社長と話済み」「秋ごろ再連絡」とだけ書かれていても、次の担当者は動けません。
最低限、最終接触日、先方の要望、提示した内容、保留理由、次回対応日、次に連絡する人を残します。見積書や議事録は保管場所へのリンクを付け、個人のパソコンだけに置かない。ここまで揃うと、担当者が休んだ日でも対応を続けられます。
- 事実と担当者の見立てを分けて書く
- 「検討中」ではなく、何を待っているかを書く
- 連絡を控える要望も見落とさない位置へ残す
- 次回対応日は日付で登録する
全件移行の前に、50件ほどで入力の詰まりを探す
件数は会社規模によりますが、最初から全件を流し込むより、一般的には50件ほどを試すと問題を見つけやすくなります。新規客、長年の取引先、複数拠点、担当者が複数いる会社など、台帳の癖が出る行を混ぜます。
試行では、元の件数、取り込み件数、重複候補数、エラー数を記録。数が合わないまま進めません。文字化け、日付のずれ、先頭のゼロが消えた電話番号も実際の画面で確かめます。
現場の営業担当にも触ってもらい、「検索で見つかるか」「次回対応を迷わず登録できるか」を確認します。入力に時間がかかるなら、研修で押し切る前に項目や画面を見直す合図です。
移行日は終点ではなく、台帳を一本にする開始日
CRMを入れても、古いExcelへの追記が続けば二重管理に戻ります。切替日、切替後の入力先、修正を受け付ける担当を決め、旧台帳は参照用として保管します。一定期間は毎週、未入力と重複候補を確認すると運用が落ち着きやすくなります。
経営側が見るのは、細かな入力数だけではありません。次回対応日が空の商談、担当者不在の顧客、長く接触のない取引先が把握できるか。引き継ぎに強いCRMは、営業の属人化を見つける道具にもなります。
自社の台帳に合う移し方から相談できます
NIR株式会社では、現在のExcelを見ながら、重複の判定基準、必要項目、担当者が続けられる入力手順まで一緒に整理しています。大がかりな開発を前提にせず、既存の仕組みで足りる部分と調整が必要な部分を切り分けます。
台帳の件数や列がまだ整理できていない段階でも構いません。静岡の現場で使い続けられる形を考えたいときは、システム導入・開発を無料で相談するから状況をお聞かせください。