静岡の中小企業から受ける相談で多いのが、長年使ってきたExcelが担当者にしか分からなくなった、という悩みです。見積、受注、在庫、請求を別々の表へ入れ、月末に転記。仕事は回っていても、一人休むと確認が止まります。
私は最初から『何のシステムを作るか』とは聞きません。先に見るのは、誰がどの資料を受け取り、何を判断し、次の人へどう渡しているか。ここを飛ばすと、使いにくいExcelが、そのまま使いにくいシステムへ置き換わるだけです。
Excelの列より先に、伝票が動く順番を見る
要件整理の出発点は、今あるファイルの機能一覧ではありません。実際の仕事の流れです。たとえば静岡市の卸売業で、営業が外出先から受注内容を送り、事務が表へ転記し、倉庫が出荷表を印刷する。この場合、改善対象は表そのものより、営業から事務へ渡す部分にあります。
まず通常の一件を、受付から完了まで時系列で書き出します。次に、返品、数量変更、締め後の訂正などの例外を横へ足す。例外は後回しにされがちですが、現場で詰まるのはむしろこちらです。
- 入力する人と、内容を承認する人
- 元になる紙、メール、既存データ
- 二重入力している場所と、確認に戻る場所
- 間違えたときに誰が直し、履歴を残すか
要件整理は『できること』より『運用する条件』まで書く
『顧客を検索できる』『売上を集計できる』だけでは、開発側と利用側で完成像がずれます。検索なら、会社名の一部で探すのか、電話番号でも探すのか。集計なら、受注日と入金日のどちらを基準にするのか。言葉を一段具体的にします。
一枚の要件表に入れたい項目
- 利用者 事務、営業、管理者など、誰が触るか
- 操作 登録、修正、承認、出力のどこまで必要か
- 完了条件 何が表示・保存されれば合格か
- 例外 取消、重複、未入力をどう扱うか
- 権限 閲覧だけの人、金額を直せる人を分けるか
現物のExcelは説明資料として役立ちます。ただし、色付きセルや担当者の記憶まで自動では読み取れません。実際に使う帳票を数件、個人情報を伏せて用意し、『この行はなぜ黄色か』まで言葉にすると、見積の前提がそろいます。
開発費だけでなく、移行と運用を同じ表で比べる
受託開発の費用は、画面の数だけでは決まりません。要件整理、設計、開発、試験に加え、過去データの整形、利用者への説明、公開後の保守までが費用範囲になります。小規模な社内ツールでも、一般的には数十万円から数百万円以上と幅が出ます。複数拠点、細かな権限、ほかのシステムとの連携が増えれば、それ以上になることもあります。あくまで予算を考える初期の目安で、現状確認前の金額を確定額として扱うのは危険です。
見積書で分けて確認したい範囲
- 初期費用に要件整理、試験、操作説明が含まれるか
- 既存Excelのデータを何年分、誰が整えるか
- サーバー、バックアップ、問い合わせ対応の継続費用
- 仕様変更と不具合修正をどう区別するか
- 解約時にデータを受け取れる形式と条件
特に見落とされるのがデータ移行です。住所の表記ゆれ、同じ顧客の重複、数式エラーがあれば、そのまま入れるわけにはいきません。『移行一式』ではなく、対象件数、対象列、修正担当、移行後の照合方法まで確認します。
優先順位は、声の大きさではなく損失と頻度で決める
要望を全部入れると、費用も期間も膨らみます。私が現場で優先するのは、止まったときの影響、作業の頻度、ミスの戻し時間です。毎日二人が30分ずつ転記する作業は、月一回の見栄え調整より先。請求漏れにつながる確認は、便利なグラフより先です。
候補ごとに『一か月の回数』『一回の所要時間』『間違えた場合の手戻り』を書けば、社内で判断しやすくなります。焼津や藤枝へ担当者が出ている会社なら、事務所へ戻らないと入力できない作業も負担です。ただし、スマートフォン対応を加えるなら、入力項目を減らす設計や端末紛失時の対策も費用に含めます。
最初の公開に入れる機能の線引き
初回は、受注登録、検索、一覧出力など、仕事が一周する最小範囲に絞る方法があります。分析画面や細かな自動通知は、実データがたまってから追加する。後回しにする機能も要件表から消さず、第二段階として残しておくのがコツです。
試験運用では、Excelをすぐ捨てない
完成直後から全面切替にすると、例外が出た日に現場が止まります。一般的には、限られた担当者や一つの部署で試し、一定期間は元の集計結果と照合します。二重入力の期間は負担ですが、数字が一致するか、権限に漏れがないかを確かめるための保険です。
試験では『使いやすいか』だけで終えません。登録に何分かかったか、未処理が何件残ったか、出力した合計が元データと一致したかを記録します。合格条件を先に決めておけば、感覚ではなく数字で切替を判断できます。
今のExcelを見ながら、必要な範囲だけ相談できます
NIR株式会社では、静岡市駿河区を拠点に、業務の聞き取りから受託開発、導入後の改善まで一緒に整理しています。最初から大きな仕組みを勧めるのではなく、既存サービスで足りる部分と、個別開発が必要な部分を切り分けます。
担当者しか分からない表、毎月繰り返す転記、見積の比べ方で迷っている段階でも構いません。実際のファイルと作業の流れを確認し、優先順位と費用範囲を整理したい方は、システム導入・開発を無料で相談するから状況をお聞かせください。