静岡の中小企業で業務を見せてもらうと、現場は紙伝票、事務所ではExcel、月末だけ会計用の数字を作り直す、という流れがよくあります。入力は一度のつもりでも、実際には転記、照合、修正まで何度も同じ内容に触れています。
NIRで業務システムの相談を受ける際、私は最初から画面の話には入りません。まず確認するのは、誰が、いつ、何を見て入力し、その数字が最後にどこへ渡るか。ここが曖昧なまま開発すると、紙とExcelに新しい画面が一つ増えるだけです。
二重入力の原因は、紙そのものより情報の受け渡しにある
たとえば清水区の卸売業を想定すると、倉庫で出荷数を紙に記入し、事務員がExcelへ転記し、請求時に得意先名や単価をもう一度確認します。焼津の食品加工や静岡市内の工事会社でも、入荷、日報、作業報告の形は違っても、同じような分断が起こります。
「紙をなくしたい」だけでは要件になりません。困っているのが転記時間なのか、読みにくい字なのか、単価違いなのかで、必要な仕組みは変わります。紙が現場で一番速いなら、記入は残して読み取り後の転記だけを減らす案もあります。全部を一気にデジタルへ寄せる必要はありません。
付箋を増やす前に、伝票一枚の旅を書く
業務整理では、伝票が発生してから保管されるまでを一枚の紙に時系列で書きます。担当者への聞き取りだけでなく、実際の伝票、Excelの列、月末の集計表を並べるのがコツです。説明では「入力は一回」と聞いても、現物を見ると別表への貼り付けが残っていることがあります。
最低限、現場で確かめたい項目
- 最初に情報を書く人と、その時刻
- 転記先のファイル、台帳、帳票
- 承認する人と、差し戻しの方法
- 月末だけ発生する集計や例外処理
- 同じ得意先名や商品名を再入力している箇所
繁忙日の動きも外せません。通常日は回っていても、月末や雨天順延、急な持ち帰りが入ると紙へ戻る。こうした例外こそ、導入後に止まりやすい場所です。
要件定義は「欲しい機能」より「完了の状態」を決める
要件定義とは、開発会社向けの難しい仕様書を作る作業ではありません。「受注番号を一度登録すれば、出荷と請求で同じ情報を使える」「責任者が承認した数字だけ月次集計に入る」のように、仕事がどの状態になれば完了かを決めることです。
機能には優先順位を付けます。初回に必要なのは、入力、検索、修正履歴、帳票出力など日々の流れを止めない部分。便利そうな分析画面や細かな自動通知は、実データがたまってから判断しても遅くありません。
画面より先に決めておくこと
- 顧客名、商品名、単価の正本をどこに置くか
- 入力後に誰まで修正できるか
- 既存Excelを何年分移すか
- 障害時に紙で受けて後から戻せるか
特に大事なのが修正履歴です。数字が変わった事実だけでなく、誰がいつ直したかが残れば、原因確認の電話や聞き回りが減ります。
見積金額は開発費だけでなく、移行と運用まで分けて見る
費用は、一般的に初期の業務整理、設計、開発、既存データの整形・移行、操作説明、導入後の保守に分かれます。同じ五画面でも、単純な入力だけか、承認や在庫連動があるかで工数は大きく変わるため、画面数だけの比較は危険です。
見積もりでは「含まれる作業」と「別料金になる作業」を確認します。古いExcelの表記ゆれ修正、現地での初期設定、公開後の軽微な変更、問い合わせ対応の時間帯。このあたりが抜けると、稼働直前に予算がずれます。
費用対効果は仮の数字でも計算できる
たとえば転記に一人一日10分、三人、月22営業日なら、月11時間です。人件費を一時間2,500円と仮定すると月27,500円、年間では330,000円が目安になります。ここへ照合、修正、請求の遅れに使う時間も足し、初期費用を何か月で回収できるかを見ます。これはあくまで試算。実際は自社の人数と作業時間で置き換えます。
削減時間だけで採否を決めないのも現実的です。担当者しか分からないExcelを引き継げるようにすること、入力漏れを当日中に見つけることも経営上の価値になります。
最初の一か月は一工程だけ動かす
私なら、受注から請求まで全部を同時に替えるより、まず転記回数が多い一工程を選びます。対象部署と期間を決め、旧運用との並行期間も設定。二重運用を長く続けると現場が疲れるので、終了日と切替条件を先に決めます。
- 現状の作業時間と転記件数を一週間測る
- 対象伝票を一種類に絞る
- 現場担当者と例外処理を試す
- 入力漏れ、修正回数、所要時間を導入前と比べる
- 数字を見て次の工程へ広げる
操作説明も会議室だけでは足りません。実際の伝票を使い、忙しい時間帯でも入力できるかを見る。現場から出た違和感を小さいうちに直すほうが、作り直しの費用を抑えられます。
今の伝票とExcelを見ながら整理できます
業務システム化を決めていなくても、どこが二重入力で、どこは紙のままがよいかを分けるだけで改善案は見えてきます。NIR株式会社では、静岡市駿河区を拠点に、既存サービスの活用と個別開発の両方を見ながら、導入後の運用まで整理しています。
相談時は、普段使っている伝票とExcelを個人情報が見えない状態で用意いただければ十分です。まだ予算や仕様が固まっていない段階でも、システム導入・開発を無料で相談するから、止まりやすい工程を一緒に確認できます。