静岡駅周辺や両替町のナイト店舗では、会計時に売掛として処理したものの、後日の入金確認が担当者任せになりやすいものです。週末の忙しさが続くと、台帳への転記や連絡履歴の更新が一日ずれ、そのまま月末まで埋もれることもあります。
私が静岡の店舗から相談を受ける際も、よく出てくるのが「売上は合っているのに、予定より入金が少ない」という話。原因は会計ミスより、売上計上と回収確認が別々の場所にあることです。
会計済みと回収済みを同じ印にしない
売掛をPOSへ登録した時点で確定するのは、商品やサービスを提供した記録です。実際に代金を受け取った記録ではありません。ここを一つの「完了」で扱うと、未入金が売上の中に隠れます。
状態は少なくとも未入金、入金確認待ち、入金済み、金額相違、対応保留に分けます。「入金確認待ち」は、振込の連絡は来たが口座との照合が済んでいない状態。連絡だけで入金済みに変えないのが肝です。
POSに持たせたいのは金額より回収の道筋
売掛の登録画面には、会計番号、発生日、顧客、売掛額、入金予定日、担当者を残します。さらに必要なのが、最終連絡日、連絡手段、次回確認日、入金日、入金額、確認者。個人メモではなく、店舗の記録として一続きにする形です。
一件の売掛で確認できる項目
- 誰の会計で、誰が担当しているか
- いつまでに、いくら入る予定か
- 現在の状態と、最後に確認した日時
- 次に誰が何をするか
たとえば予定額が8万円、実入金が5万円なら、差額3万円を自動で未回収に残します。これは説明用の一例ですが、差額を手計算から外すと、確認すべき箇所を特定しやすくなります。顧客情報を扱うため、閲覧権限と変更履歴も必要です。
閉店後10分を目安に売掛を照合する
運用は難しくしないほうが続きます。会計時に担当者が売掛を登録し、閉店後に責任者が当日の現金・決済・売掛を確認。翌営業日に口座の入金と突き合わせます。締め作業に加える時間は、店舗規模にもよりますが10分程度を目安に設計します。
- 会計時に入金予定日と担当者を必須入力する
- 閉店後、当日分の売掛件数と合計額を確認する
- 翌営業日、入金明細と会計番号を照合する
- 予定日を過ぎた案件だけを未回収一覧へ出す
- 確認結果と次回確認日をその場で更新する
忙しい金曜や土曜ほど「あとで入力」が増えます。そこで、予定日や担当者が空欄なら締め処理を終えられない設定が効きます。注意表示だけで先へ進める作りでは、現場では後回しになりがちです。
担当者別の表は責めるためでなく動くために使う
担当者別の画面には、売掛総額だけでなく、期限内、期限超過、入金確認待ちの件数と金額を分けて表示します。回収率だけの順位表にすると、確認前の案件を急いで入金済みに変えるなど、数字を整える動きが出かねません。
見る順番は、期限超過日数が長いもの、金額が大きいもの、次回確認日が空欄のもの。担当者名を押すと、顧客ごとの履歴と次の対応まで見える形が実務的です。店長は個人の記憶を聞き回らず、引き継ぎも画面上で済ませられます。
週に一度、責任者が見る数字
- 売掛残高と期限超過額
- 予定額と実入金額の差
- 次回確認日が未登録の件数
- 担当変更後も動いていない案件
導入初月は新旧の二重入力を長引かせない
導入時につまずきやすいのは、紙や表計算とPOSの両方へ入力し続けることです。どちらが正しいか分からなくなり、照合の仕事が増えます。開始日を決め、それ以前の残高は責任者が一度だけ登録。開始日以降はPOSを正本にします。
最初から全機能を入れる必要はありません。まずは売掛登録、入金照合、期限超過一覧、担当者別表示まで。現場で一か月ほど使い、入力が止まる場所を見てから通知や帳票を足すほうが定着しやすいと、私は感じています。
今の会計方法を残したまま相談できます
店舗ごとに、締め日や担当の持ち方、入金確認の手順は違います。NIR株式会社では、現在の帳簿や画面を見ながら、残す作業とシステムへ移す作業を整理します。既製の形が合わなければ、必要な部分だけの調整も検討できます。
売掛残高が合わない、担当者別の確認が月末に集中するといった段階でも構いません。現状を一緒にほどく入口として、システム導入・開発を無料で相談するをご利用ください。店の流れを変えすぎない方法から考えます。