電子契約サービスを導入してみたものの、「送信したきり相手からの署名が途絶えている」「どの契約が未署名なのか把握しきれていない」というご相談を、静岡市内の事業者様からもよくいただきます。
紙の契約書であれば「返送用封筒が戻ってこない」という分かりやすい状態でしたが、画面上の操作になると、相手がメールを見落としているのか、社内確認で止まっているのかが見えにくくなりがちです。今回は、現場の負担を最小限に抑えながら、未署名放置を防ぐ管理体制と催促の進め方について、実務に即してお伝えします。
なぜ電子契約の未署名放置が起きてしまうのか
現場で発生する未署名の理由は、大まかに3つのパターンに分かれます。
- メールの埋もれ・見落とし：相手方の受信トレイで迷惑メールに振り分けられたり、日常の業務メールに埋もれているケース。
- 社内確認・承認の停滞：担当者は確認したものの、決裁権限を持つ上司や役員への回覧で止まっているケース。
- 操作方法への戸惑い：電子署名の操作手順に慣れておらず、後回しにされてしまっているケース。
特に静岡の中小企業同士の取引では、昔からの付き合いがあるからこそ「催促して失礼にならないか」と遠慮してしまい、結果として数週間から数か月間放置されてしまう場面を現場でも目にしてきました。
未署名を放置しないための3つの管理ステップ
未署名の契約を減らすには、担当者の記憶に頼らず、仕組みで締結状況を追跡することが不可欠です。
1. 送信一覧で「ステータス」を一元管理する
まずは現在送信している契約書が「下書き」「送信済み（未署名）」「締結完了」のどの状態にあるかを一覧で確認できる状態を作ります。Excel等で管理するのも手ですが、入力漏れが起きやすいため、契約管理機能を持つツール上でステータスを可視化するのが確実です。
2. 署名期限とアラートの設定
契約書を送信する段階で、標準的な署名期限（例：送信から7日間など）を設定しておきます。期限が近づいたタイミングで担当者に通知が飛ぶ仕組みを整えておけば、「いつの間にか期限が切れていた」という事態を防げます。
3. リマインド送信のルール化
「送信後3日目に自動リマインド」「5日目に担当者から確認連絡」といったルールをあらかじめ社内で定めておきます。個人の判断で連絡するのではなく、運用ルールとして一律で催促を行うことで、担当者ごとの対応のばらつきを無くせます。
相手に不快感を与えない催促・連絡の具体例
催促の連絡を入れる際は、相手を責める文章ではなく、「メールが届いているかの確認」という姿勢を取るのがスムーズです。
文面の例としては、次のような表現が適しています。
「先般お送りいたしました契約手続きのメールですが、システムからの自動送信のため、迷惑メールフォルダ等に分類されている可能性がありご連絡いたしました。ご確認いただけますと幸いです。」
このように伝えることで、相手の確認漏れであった場合でも角を立てずに対応を促すことができます。また、IT操作に慣れていない相手には、操作手順をまとめた簡易なマニュアルや画面案内のURLを添えてあげる配慮も効果的です。
自社システムや顧客管理と連動させた業務効率化
電子契約単体での管理だけでなく、普段お使いの顧客管理システムや業務システムと連携させることで、さらに手間を削減できます。
例えば、契約が締結完了した瞬間に顧客ステータスを自動で「契約中」に切り替えたり、未署名の案件がある場合はマイページや管理画面上に警告を出せるようにカスタム開発する手法です。これにより、事務担当者が毎日手動でステータスを確認し直す労力から解放されます。
弊社では、電子契約『調印CHOIN(n-esign)』をはじめ、現場の運用に合わせたシステム導入・開発を無料で相談する窓口を設けております。NIRの事業内容を見ることで、実際の開発事例や対応可能な業務範囲もご確認いただけます。
現場に定着する電子契約の運用をめざして
電子契約は、導入すること自体がゴールではありません。日々発生する契約締結の進捗をスムーズに管理し、未署名の滞留を減らして初めて、ペーパーレス化や業務スピード向上という本来のメリットを実感できます。
自社に合った管理ツールの選定や、既存システムとの連動でお困りの際は、お気軽にご相談ください。貴社の現場目線に立った実効性の高い運用体制づくりをお手伝いいたします。