取引先がスマートフォンだけで署名できる電子契約サービスはあります。ただし「スマホ対応」と書かれていても、受信から本人確認、契約書の確認、署名後の控えの保存まで、相手が手元の端末だけで済ませられるかは別の話です。私は導入前に、取引先の立場で一通り試すことを勧めています。
「スマホ対応」は、相手の登録なしで開けるかまで見る
まずは、届くか。メールのリンクを開くだけで契約書へ進める方式もあれば、アカウント作成や専用アプリが必要な方式もあります。社内では簡単に見えても、相手側の登録が増えるとそこで止まりがちです。
たとえば静岡市の飲食店が仕入先と契約するとします。仕入先の担当者が外出先でメールを見るなら、会社のパソコンへ戻らないと先へ進めない設計では困ります。候補サービスごとに、受信に使うメールアドレス、アプリの要否、途中で端末を変えられるかを同じ条件で確かめます。
本人確認は、取引先が使える方法か
メールのリンクだけで進むのか、別に確認コードが届くのか。本人確認の方法はサービスや設定で変わります。コードがSMSで届く設定なら、署名する人が受信できる電話番号を持っているか、事前に聞いておく必要があります。
ここは操作の楽さだけで選べません。金額が大きい契約や、担当者と決裁者が異なる契約では、誰が内容を確認し、誰が署名の操作をしたかを後で説明できる記録が欲しいところです。送信先を共有の代表アドレスにすると、実際に開いた人が分かりにくくなる場合もあります。取引先の社内承認の流れと、サービスに残る記録を並べて見ます。
小さな画面でも、契約内容を読んでから押せるか
署名ボタンが押せても、本文が読みにくければ運用は続きません。見積書や別紙が付く契約では、添付資料までスマホで開けるか、拡大しても文字がつぶれないかを確認します。ページを行き来しているうちに、どの版へ同意するのか分からなくなる作りも避けたいところ。
浜松の製造業が発注条件を別紙で渡す場面なら、納期や検収の条件が本文の外に載ることもあります。試験用の契約書は短い一枚物だけにせず、実際に使う書式と添付資料で試す。画面を縦向きにしたまま最後まで読めるか、戻って読み直せるかも見ておきます。
署名後の控えを、相手も自社も取り出せるか
完了画面が出た時点で終わりにしない。取引先に完了通知が届くか、契約書の控えをスマホへ保存できるかを確かめます。メールを後から探せる件名か、リンクに期限があるかも実務では効きます。紙の控えを求める取引先なら、印刷しやすい形式かも確認しておくと話が早いです。
自社側では、契約書と操作履歴を案件名で探せるかが大切です。担当者が替わったときに「確か署名済みです」だけでは確認できません。誰がいつ送信し、相手がいつ操作したかを追えるか。保存の扱いは契約書の種類や社内規程にも関わるため、導入前に経理・法務の担当者ともすり合わせます。
候補を比べるなら、同じ一件をスマホで通す
機能表を眺めるより、取引先役の人に自分のスマホで一件試してもらうほうが早いです。私は「メールを受け取る→全文と別紙を読む→本人確認を済ませる→署名する→控えを開く」までを一続きで確認します。つまずいた画面と所要時間を控えれば、候補ごとの差が見えます。時間は端末や慣れで変わるので、速さだけを点数にしません。
スマホ操作に不慣れな取引先がいる場合や、現場で使う端末の画面が小さい場合は、その条件で試します。富士・沼津など離れた取引先に説明するなら、電話でどの画面まで案内できるかも確認したいところ。無料試用の範囲や料金は変わるため、最新は各サービスのページまたは問い合わせで確認してください。
静岡でのスマホ署名の確認は、
まずは無料の最初の一歩からで大丈夫。
今使っている契約書を一通選び、取引先がスマホだけでどこまで進めるか試す。そこから必要な本人確認や保存の方法が見えてきます。
NIR株式会社でも業務の流れに合わせた導入相談を受けています。迷うところがあれば、システム導入・開発を無料で相談するから、現在の契約手順をお知らせください。