電子契約 注文請書とは、発注を受けた側が『この内容で引き受けます』と示す注文請書を、電子データでやり取りすることです。静岡市の小さな工事会社や制作会社でも、注文書を送ったあとに返事をどう残すかで迷う場面があります。注文請書は、その返事の記録です。
電子契約 注文請書は、受注側の「引き受けました」を残すもの
注文書は発注する側が出し、注文請書は受注する側が返します。たとえば店舗が看板の製作を頼み、製作会社が金額と納期を確認して注文請書を返す。このとき請書には、依頼を受ける意思と、引き受けた条件が表れます。
ただ、注文請書を作った日が、いつも契約の成立日になるわけではありません。契約は申込みと承諾の合致で考えるため、先にメールなどで条件に合意している場合もあります。請書は合意の経過を確かめる資料として扱うのが実務的です。名前だけでは決められません。国税庁の注文書等の取扱いも、文書の役割は表題だけでは決まらないと説明しています。
注文書と請書で、金額・範囲・納期を同じにする
現場で困るのは、請書を返したのに発注書と条件が食い違うケースです。『一式』とだけ書かれた見積もりをそのまま転記すると、設置作業や後日の修正が含まれるのか、担当者ごとに受け取り方が変わります。私ならまず、注文番号や見積番号を結び付け、どの注文への返事なのかを一目で分かるようにします。
- 発注者と受注者の正式名称、注文日、注文番号
- 品目や作業の範囲、数量、金額と税込・税別の別
- 納品・着手の予定、支払条件、参照する見積書の番号
条件を変えて引き受けるなら、その変更点を相手に示して合意を確かめる必要があります。たとえば納期を１週間延ばす請書を一方的に送っただけでは、相手が新しい納期を了承したとは読めません。元の注文書、修正した請書、その確認のやり取りをひとまとまりに残すと、後で経緯を追えます。
電子で返すときは、誰が何に同意したかを残す
電子契約 注文請書は、紙をスキャンして送る方法も、電子契約サービスで作る方法もあります。どちらを使うかより先に、相手の受取先、送ったファイル、送信日時、相手が確認した経過を押さえたいところ。PDFだけ保存して送信メールを消してしまうと、『いつ、どの版を渡したか』が分かりにくくなります。
電子署名は、作成者や改変の有無を確認する手段の一つです。ただし、署名ボタンを押せば内容の食い違いまで解決するわけではありません。送る前に双方の担当者と条件を確かめ、社内で誰が請書を出せるかも決めておく。小さな運用ですが、ここが効きます。
電子で交わした取引データは、紙に印刷するだけで済ませず、電子データとして保存する扱いが基本です。国税庁の電子取引データ保存の案内を確認し、日付・金額・取引先から探せる形にしておくと、経理への引き継ぎも楽になります。送る側の控えも忘れずに。
紙も渡すなら、印紙の扱いを別に確かめる
『電子なら印紙はどうなるのか』もよく出る疑問です。国税庁は、注文請書の現物を渡さずPDFをメールで送った事例について、紙の課税文書を作成したことにはならないと示しています。ただし、あとから紙の現物も相手に渡す場合は話が変わります。取引の種類や書面の内容も関わるため、国税庁の注文請書の照会事例を見たうえで、迷う取引は税務の専門家に確認してください。
電子契約に切り替えるなら、最初の１件で注文書、請書、送信記録、保存先を通して確認すると抜けが見えます。書式だけ先に作り込むより、実際の受発注の流れを一度たどるほうが早い。請求書と混同しやすい場合も、請書は『引き受けた返事』、請求書は『代金を求める書類』と役割を分けておくと整理できます。
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