電子契約を送った後に金額や契約期間の誤りへ気づいたら、最初に確認するのは署名の進み具合です。まだ誰も署名していないのか、相手が署名したのかで、差し戻しや再送の手順は変わります。
静岡の中小企業でも、急ぎの発注や月末の契約更新では、送信後に入力違いが見つかることがあります。慌てて同じ書類を送り直す前に、今の契約がどの状態かを画面と関係者への連絡で確かめてください。
まず署名状況と誤りの範囲を確かめる
契約サービスの管理画面で、書類が「未署名」「相手の署名待ち」「署名完了」のどの状態か確認します。通知メールだけでは最新状況が分からない場合もあるため、書類の詳細画面や操作履歴まで開くのが確実です。
次に、誤りがどこにあるかを特定します。会社名の表記、担当者名、日付、金額、契約期間、業務の範囲など、該当箇所を正しい内容と並べてメモします。単なる誤記か、相手の判断に関わる条件変更かも分けておくと、連絡の行き違いを防げます。
初動を
- 管理画面で現在の署名状況を確認する
- 誤りの箇所と正しい内容を並べて記録する
- 署名待ちの相手へ、いったん署名を止めるよう連絡する
- 取消しや差し戻しの後、画面上の状態を確認する
- 修正版を別の担当者にも照合してもらう
- 再送後に、相手が正しい版を受け取ったか確認する
署名が進んでいるか分からない場合は、再送を重ねず、サービスの履歴と相手への確認を先に行います。同じ契約が複数届くと、どれに署名すべきか相手が迷うためです。
誰も署名していないなら、送信を止めて差し替える
未署名の状態なら、サービスに「送信取消し」「署名依頼の取消し」「差し戻し」などの機能があるかを確認します。呼び名や、取消し後に相手が書類を開けなくなるかはサービスごとに異なります。操作前に画面の説明を読み、取消し後の状態も履歴で確認してください。
取消しができたら、相手には短く事情を伝えます。「先ほどお送りした契約書の契約期間に誤りがありました。署名せず、後ほど届く修正版をご確認ください」といった形です。誤った書類を開いたか、すでに社内で回覧したかも聞いておくと、旧版への署名を防ぎやすくなります。
修正版を作る際は、変更箇所だけでなく、契約当事者、金額、期間、添付資料、署名者、送信先を一通り見直します。ファイル名や書類名に「修正版」などを付け、古い版と見分けがつく状態にします。
一部の人が署名した後は、旧書類を残して処理する
自社または相手の一方が署名済みなら、未署名のときと同じ感覚で差し替えないでください。取消し機能が使えるかを確認し、署名済みの人にも状況を知らせます。署名の記録がどう扱われるかは契約サービスの仕様によって違うため、操作履歴を保存し、必要ならサービスの案内窓口へ確認します。
相手に伝える内容は、誤りの箇所、正しい内容、旧書類への署名を止める必要があるか、修正版を送る予定の順です。口頭だけで済ませず、メールなど後から確認できる形でも残します。電話で先に伝えた場合も、要点を文章で送っておくと認識をそろえやすくなります。
署名済みの人がいる書類を取り下げてよいか、また新しい書類だけで締結し直せるかは、誤りの内容や契約の進み方によって判断が分かれます。金額、契約期間、業務範囲など条件に関わる誤りなら、社内の契約担当者や専門家に確認してから次の書類を送るのが無難です。
全員の署名が終わっていたら、再送だけで済ませない
締結済みの契約書に誤りがあった場合、元の書類を編集して送り直すだけでは、どの文書が合意内容なのか不明確になるおそれがあります。誤りが軽微でも、契約サービス上の書類を消したり、履歴を上書きしたりせず、締結済みの原本と操作記録を保管してください。
修正方法は、誤りの種類と契約の内容に応じて決めます。訂正合意書など別の書面で正しい内容を確認する方法や、修正版で改めて合意を取り直す方法があります。どちらが適切か迷う場合、特に金額や期間、責任範囲に関わる場合は、社内の契約担当者または弁護士などへ相談してください。
修正後の書面には、元の契約を特定できる日付や書類名を記載し、何をどう直すのかを明確にします。旧版、新しい書類、相手との連絡、署名履歴を一緒に保管すれば、後から経緯を追いやすくなります。
再送前は宛先と版を声に出して照合する
再送前の確認に、担当者一人で抱え込まない仕組みを加えると、同じ種類の誤りを減らせます。急ぎの案件ほど、送信画面で宛先を選んだ後に別の人が書類名と署名者を照合するだけでも、誤送信に気づく機会が増えます。
- 旧書類の送信停止や取消しが済み、状態を履歴で確認した
- 修正箇所と、相手に伝えた正しい内容が一致している
- 契約相手、署名者、メールアドレス、社内の承認者を確認した
- 修正版の書類名が旧版と区別でき、添付資料も最新版になっている
- 再送日時と、相手へ連絡した内容を案件記録に残した
たとえば契約開始日を直したなら、本文だけでなく、添付の工程表や見積書にも同じ日付が残っていないか見ます。書類一式で数字や固有名詞を照合するのが、現場では手堅いやり方です。
静岡の契約業務に合う仕組みは、まず無料相談から
差し戻しや再送が何度も起きる場合は、操作の問題だけでなく、書類の作成から承認、送信までの流れが担当者ごとに違っていないかも見直す余地があります。NIR株式会社では、静岡の中小企業の業務に合わせたシステム開発や運用方法を相談できます。今の手順を整理するところから、システム導入・開発を無料で相談することも可能です。