見積・受注・請求をExcelで回している会社がシステムへ移るとき、最初にやることはシステム選びではありません。手元のファイルの棚卸しです。静岡の中小企業の移行を何件も手伝ってきましたが、つまずく原因はほとんどがデータ側にありました。順番さえ守れば、移行作業そのものは思ったより短く済みます。
最初は「ファイルがどこに何本あるか」を洗い出す
社長のPC、事務さんのPC、共有フォルダ、それにUSBメモリ。駿河区のある設備工事会社では、見積のExcelが4か所に分かれていて、同じ案件の「見積_最終」「見積_最終2」「見積_最終(修正)」が並んでいました。笑い話のようですが、どこの会社でも本当によくある光景です。
まず
- ファイルの置き場所とファイル名
- ふだん誰が開いて更新しているか
- 何年分のデータが入っているか
- それが最新版なのか、控えなのか
移すデータの範囲もこの段階で決めておきます。目安としては直近2〜3年分を移し、それより古いものはPDFにして保管だけ、という線引きが一般的です。全部を移そうとすると、整理の手間が何倍にも膨らみます。
取引先と品目の名前をそろえる。ここが一番時間を食います
「(株)山田工業」「株式会社 山田工業」「山田工業㈱」。人が見れば同じ会社でも、システムは別々の3社として扱います。移行後に請求の集計が合わない原因の大半は、この表記ゆれです。
取引先の台帳を作る手順
- すべてのファイルから取引先名を1列に抜き出す
- 並べ替えて、似た名前を目で拾っていく
- 正式名称を1つに決めて、取引先ごとに番号を振る
- 締め日、支払いの時期、請求書の送り先もこのとき一緒に埋める
品目と単価も同じように
「取付工事」「取り付け工事」「取付工賃」が混ざっていないか。単価が案件ごとに手打ちで変わっているなら、標準の単価と値引きを分けて持つ形に直しておくと、あとで粗利を見るときにかなり助かります。
焼津の食品卸の会社では、品目が約1,800行ありました。整理してみると600行ほどに。件数が減れば、現場の入力も選ぶ手間もぐっと軽くなります。
見積から請求までを1本の案件番号でつなぐ
Excel管理で一番抜けやすいのが、見積から請求までのつながりです。見積は見積ファイル、受注は手帳やホワイトボード、請求は会計ソフト。こう分かれていると「受注したのに請求していない」案件がどうしても出てきます。
移す前に、案件ごとに共通の番号を振り、見積番号・受注番号・請求番号を横に並べた対応表を作っておきます。
- Excelのままだと、受注の有無は担当者の記憶頼み
- 番号でつながっていれば、未請求の案件が一覧で出せる
- 見積金額と請求金額の差も、案件ごとにすぐ追える
とはいえ、過去分を全部ひもづけるのは現実的ではありません。未請求・未入金が残っている案件だけは確実につなぐ。終わった古い案件は見返せれば十分です。
切り替える日の「売掛の残り」を先に合わせておく
見落とされがちなのが、まだ入金されていない請求の残りです。ここを合わせないまま切り替えると、移行後に「この入金はどの請求の分か」で何日も悩むことになります。
- 切り替える日を決める(月末締めの翌日にする会社が多い)
- その日時点で未入金の請求を一覧にする
- 会計ソフト側の売掛金の残高と突き合わせる
- 差があれば、原因をメモに残しておく
藤枝の建材店さんでは、この突き合わせで3年前の入金漏れが2件見つかりました。移行は、データの大掃除をするいい機会でもあります。
ある月から一斉にExcelをやめない
よく見る失敗が、来月から全部システムで、と一気に切り替えるやり方です。1か月ほどは新旧の両方に入力し、請求額が一致するのを確かめてから切り替えるほうが安全。手間は増えます。それでも、間違った請求書を取引先に出してしまうよりはずっと安く済みます。
入力のルールも紙1枚にまとめておきます。新しい取引先を登録するのは誰か、値引きはどの欄に入れるか。ここを決めておかないと、半年後にはまた表記ゆれだらけです。
既製のサービスがそのまま合う会社もあれば、業種特有の帳票や締めの処理があって、システム開発で作り込んだほうが結果的に早い会社もあります。データを整理してみると、自社がどちらに向いているかは自然と見えてくるものです。NIRで扱っている製品はシステム製品の一覧にまとめています。
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