静岡県内で現場へ直行し、そのまま帰る社員の勤怠は、何を申請し、誰がいつ承認すればよいのでしょうか。私なら、訪問予定と変更を本人が申請し、現場を知る上長が当日または翌営業日に確認する形から始めます。打刻した時刻と、実際に働いた時間を別々に見られることが肝心です。
まず「いつから仕事か」を現場ごとにそろえる
たとえば清水区の取引先へ直接向かう営業担当なら、家を出た時刻をそのまま始業にする運用は避けたいところ。一方、現場に着く前に会社の指示で資材を積む、移動中に業務の打ち合わせをする、といった日は事情が違います。移動が労働時間に当たるかは、会社の指示や移動中の自由度を含めて個別に確認します。
最初に決めるのは、作業開始、休憩開始・終了、作業終了をどこで打刻するか。訪問先を一日に複数回る人には、訪問先ごとの到着を全部「出勤」にしないよう伝えます。勤怠の始業・終業と、訪問履歴は別の記録です。
厚生労働省は、始業・終業時刻を日ごとに確認し、客観的な記録を基礎に残すことを原則としています。直行直帰だから自己申告だけでよい、と決めつけず、厚生労働省の労働時間の確認方法も踏まえて、自社の打刻手段を選んでください。
申請欄は予定と変更理由だけに絞る
申請画面に長い日報まで詰めると、車を降りてからの入力が重くなります。最初は次の項目があれば、上長が判断しやすくなります。
- 予定した勤務日、最初と最後の訪問先、直行・直帰の別
- 予定した始業・終業時刻と休憩の取り方
- 予定が変わった場合の実際の時刻と理由
予定は前営業日までに申請、急な訪問変更は分かった時点で連絡、打刻漏れは翌営業日までに訂正申請。これは運用例です。少人数の会社なら、朝の電話一本で予定が変わる日もあります。期限に間に合わない人を一律に「欠勤」にせず、後から事実を確認できる入口を残しておきます。
承認者は「訪問先の予定が分かる人」にする
承認を社長一人に集めると、月末に未処理が積み上がりがちです。担当者の予定を見ている直属の上長を一次承認者にし、不在時の代行者も決めます。給与を確定する担当者は、承認後の時刻と訂正履歴を見られるようにする。この分担なら、現場の確認と集計を混同しにくくなります。
承認画面には、本人の打刻、申請した時刻、修正前の記録を並べて表示します。差がある日は理由を確認し、必要なら本人に差し戻す。上長が時刻を直接上書きするより、誰がいつ何を直したか残る方法が安心です。
残業の事前申請を設ける場合も、未申請だったという理由だけで実際の労働時間を消さない運用が必要です。仕事をした事実の確認と、次回からの残業指示の出し方は分けて扱います。
月末の締め日も先に決めておきます。上長が出張で不在なら代行者へ回し、締め日までに実際の時刻を確認する。差し戻し中の申請は本人へ通知し、返答が止まったときの連絡先も決める。ここまで紙に書いておくと、担当者が休んだ日にも処理が迷子になりません。
一週間だけ試し、例外の出方を見て直す
導入初日から全員に広げるより、営業や保守など、動き方の違う数人で一週間ほど試すと詰まりが見えます。試す期間は目安。見るのは「打刻漏れが起きた場面」「差し戻しの理由」「承認が止まる曜日」です。件数を比べる前に、そもそも全員が打刻できたかを確かめます。
山間部の現場で通信が途切れたときは、端末に時刻を一時保存し、戻ってから送れるか。私が先に確かめたいのはここです。端末を持たない従業員の申請方法も用意します。位置情報を使うなら取得目的と閲覧者を伝え、必要以上に追跡しない設定を選びます。
静岡の直行直帰ルールは、
まずは無料の最初の一歩からで大丈夫。
勤務表と、直近で困った訂正例を一つ持ち寄るだけでも、申請欄と承認者の案は作れます。既存の勤怠表を生かしたい場合も含め、システム開発の相談では現場の動きから確認します。システム導入・開発を無料で相談する。まずは実際の一日を紙に書き出すところから。